無料の勤怠管理システムで利用できる機能
無料製品の場合、有料製品に比べて品質的に劣るのではないかと心配になる方もいらっしゃるでしょう。しかし無料の勤怠管理システムでも、最低限の勤怠管理を行うには問題なく活用できる機能が備わっています。
無料で利用できるシステムの主な機能は、以下のとおりです。
- ■打刻機能
- 勤怠管理システムの基本機能である出退勤の打刻はどの無料製品でも利用できます。また打刻方法は、PC・スマホ・ICカードを用いたものがほとんどです。さまざまな端末からアクセスできることで、ワークスタイルにあわせた打刻方法を選べるでしょう。
- ■勤怠データの自動集計
- 無料の勤怠管理システムは、勤怠記録の自動集計はもちろん、データ出力にも対応しています。タイムカードの集計作業や、エクセルへのデータ入力業務などの手間を軽減できるでしょう。
- ■予実管理
- 無料の勤怠管理システムには、従業員の勤怠データをリアルタイムで把握できる製品もあります。データや法律にもとづいた残業時間を管理するため、残業超過の防止にもつながるでしょう。
上記のような基本機能以外にも、有休・残業の申請ワークフローや給与ソフトとの連携機能を備えた無料の勤怠管理システムもあります。
無料勤怠管理システムと有料製品の違い
無料の勤怠管理システムは有料製品と違い、機能制限などが多く見受けられます。主な違いは以下のとおりです。それぞれ詳しく解説します。
- ●登録できるユーザー数
- ●使用できる機能
- ●データ保存期間
- ●サポート内容
登録できるユーザー数
無料の勤怠管理システムでは、有料製品に比べ多くの製品で登録ユーザー数に制限があります。従来、5名前後の利用制限のある製品が一般的でした。しかし最近は10名から30名程度まで無料の勤怠管理システムもあるため、自社の規模にあわせて比較するのがおすすめです。
使用できる機能
無料製品は、有料製品に比べ打刻機能のみ搭載されたシンプルなシステムがほとんどです。有料プランに切り替えると休暇管理やシフト管理・勤務管理表作成機能が利用できるようになるほか、給与計算システムや労務管理システムへのデータ連携が可能になるものも多くあります。しかし、すべての機能を無料で使用できる勤怠管理システムもあるため、料金プランや対応機能を確認しましょう。
データ保存期間
無料版のシステムの場合、勤怠管理データの保存期間に制限のあるタイプがほとんどで、期間は数か月、長くても1年ほどです。なお、勤怠データは法律で5年間の保存が義務付けられています。無料の勤怠管理システムを使用する場合は、定期的にCSVで出力・保存する手間が生じます。
参考:改正労働基準法等に関するQ&A|厚生労働省労働基準局
サポート内容
無料版のシステムにはメーカーサポートが用意されていないこともあります。勤怠管理システムの運用中にトラブルが発生した場合は、システム内のヘルプ機能などを参照して管理者自ら問題を解決しなければなりません。不安のある方は、事前にサポートの有無や問い合わせ方法を確認しましょう。
広告の表示
無料の勤怠管理システムには、利用画面にバナー広告が表示される製品もあります。人数や機能制限の少ない製品は、広告収入で運用費用を得ているためです。広告の表示をなくしたい場合は、有料プランに移行しましょう。
これらの違いをふまえ、勤怠管理システムを比較検討するとよいでしょう。以下の記事ではおすすめの勤怠管理システムを項目別に比較しています。機能や価格、無料トライアルの有無など製品の特徴をわかりやすくまとめているため、導入検討の際にお役立てください。
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無料の勤怠管理システムのタイプ
無料の勤怠管理システムには、「完全無料で導入できるタイプ」と「無料トライアルを活用するタイプ」の2つがあります。完全無料で導入できるタイプの勤怠管理システムは、いくつか条件や機能の制限がある場合もありますが、期間を問わず無料で利用ことが可能です。
一方で無料トライアルを活用するタイプは、製品を一定期間お試しで活用し、導入を検討することを目的に提供されています。無料トライアル期間中は製品の全機能を活用でき、そのまま有料版に移行できるものが大半です。比較的低単価で導入が可能な製品もあるため、導入を検討する際には無料トライアルが可能な製品も視野に入れて選定することをおすすめします。
【比較表】無料の勤怠管理システム
期間に制限なく完全無料で使用できる勤怠管理システムと、無料トライアルが用意され低単価で導入できる勤怠管理システムを厳選しました。当面はコストをかけずに勤怠管理システムを利用したいと考える企業におすすめです。
まずは比較表で利用できる人数や機能、有料プランの価格などを比較してみてください。
無料で導入できる勤怠管理システム
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製品名 |
利用人数 |
無料版の機能 |
無料版のサポート内容 |
有料プランの価格 |
レビュー評価 |
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ジョブカン勤怠管理 |
ー |
出勤管理/シフト管理/休暇・申請管理/工数管理 |
メール・電話 |
初期費用無料 月額200円~/名 |
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ハーモス勤怠 by IEYASU |
30名まで無料 |
出勤管理/シフト管理/休暇管理/工数管理/日報作成/Web給与明細 |
各種マニュアル・FAQ |
初期費用無料 月額100円~/名 |
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スマレジ・タイムカード |
30名まで無料 |
出勤管理シフト管理/休暇管理/日報作成 |
メール・チャット・ヘルプサイト |
月額2,420円~(税込み)/10名まで |
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フリーウェイタイムレコーダー |
10名まで無料 |
出勤管理 |
メール |
月額1,980円~ |
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※"ー"の情報はITトレンド編集部で確認できなかった項目です。詳細は各企業にお問い合わせください。
無料トライアル可・低単価が特徴の勤怠管理システム
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製品名 |
参考価格 |
無料トライアルの期間 |
対応機能 |
打刻方法 |
レビュー評価 |
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レコル |
初期費用無料 月額100円/名 |
30日間 |
36協定支援/同日複数勤務/申請承認/シフト作成/給与計算連携/スマホ対応 |
ICカード/生体認証/タブレット/パソコン/スマートフォンアプリ/Slack |
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キンコン |
初期費用無料 月額220円(税込み)/名 |
2か月間 |
36協定支援/申請承認/給与計算連携/スマホ対応 |
ICカード/生体認証//パソコンWeb/スマートフォンアプリ/メッセージングツールなど |
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CLOUZA |
初期費用無料 月額200円~/名 |
30日間 |
36協定支援/申請承認/シフト作成/給与計算連携/スマホ対応 |
ICカード/タブレット/パソコン/スマートフォン |
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TimeBiz |
初期費用11,000円~(税込み) 月額72円~/名(税込み) |
60日間 |
36協定支援/申請承認/シフト作成/給与計算連携/スマホ対応 |
ICカード/パソコン/スマートフォン |
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Time-R(タイムアール) |
初期費用11,000円(税込み) 月額110円~/名(税込み) |
30日間 |
36協定支援/申請承認/シフト作成/給与計算連携/スマホ対応 |
ICカード/タブレット/パソコン/スマートフォン |
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無料で導入できる勤怠管理システム
ここでは、一定人数以下であれば、期間に制限なく無料で使用できる勤怠管理システムを紹介します。少人数の企業におすすめです。
《ジョブカン勤怠管理》のPOINT
- 働き方改革関連法案にも対応!
- 基本プラン無料! 2010年のサービス開始以来、値上げなし!
- 導入実績100,000社以上! あらゆる業界、企業規模に対応可能!
株式会社DONUTS提供の「ジョブカン勤怠管理」は、GPS打刻などの出退勤機能からシフト管理、工数管理まで利用できます。有料プランでも一人あたり月額200円から利用でき、比較的低コストで運用可能です。
【有料版】参考価格 |
初期費用無料 月額200円~/名 |
【有料版】トライアル期間 |
30日間 |
【無料版】対応機能 |
出勤管理/シフト管理/休暇・申請管理/工数管理 |
【無料版】サポート |
メール・電話 |
【無料版】機能制限の詳細 |
ー |
※"ー"の情報はITトレンド編集部で確認できなかった項目です。詳細は各企業にお問い合わせください。
業種 |
卸売・小売業・商業(商社含む) |
従業員規模 |
250名以上 500名未満 |
ジョブカン勤怠管理のいい点 |
★ ★ ★ ★ ★ 5
|
就業時や退勤時に打刻をするだけで休憩時間(登録済み)や残業時間の管理が出来、振替休日の管理などもとても簡単になりました。今までがEXCEL等での管理で時間がかかっていただけにとても重宝しています。
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業種 |
情報処理、SI、ソフトウェア |
従業員規模 |
50名以上 100名未満 |
ジョブカン勤怠管理の改善してほしい点 |
★ ★ ★ ★ ★ 5
|
出勤と退勤のボタンをクリックしてから数秒ですが反映されるまで時間があります。しっかり打刻できていないかと思い、2度押してしまう事がありました。処理のスピードがもう少し早ければと思います。
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《ハーモス勤怠 by IEYASU》のPOINT
- 無料から使える勤怠管理システム!価格で比べてみてください。
- 5万社以上が利用/評価ランキング第1位!
- 完全スマホ対応で、誰でもカンタンに使いこなせます。
「ハーモス勤怠 by IEYASU」は、IEYASU株式会社が提供する低コストで利用可能なクラウド型勤怠管理システムです。30名までに対応した無料プランが用意されており、「打刻機能」「シフト管理機能」「休暇管理機能」「Web給与明細機能」などを自由に使えます。有料プランに切り替えると、改定労働基準法にもとづいた残業管理レポートや届出申請フロー機能などが利用できます。
【有料版】参考価格 |
初期費用無料 月額100円~/名 |
【有料版】トライアル期間 |
1か月 |
【無料版】対応機能 |
出勤管理/シフト管理/休暇管理/工数管理/日報作成/Web給与明細 |
【無料版】サポート |
各種マニュアル・FAQ |
【無料版】機能制限の詳細 |
データ保存期間1年/バナー広告あり/メールサポート利用不可/勤怠アラート利用不可/アクセス制限などのセキュリティ機能は使用不可 |
業種 |
情報処理、SI、ソフトウェア |
従業員規模 |
50名以上 100名未満 |
ハーモス勤怠 by IEYASUのいい点 |
★ ★ ★ ☆ ☆ 3
|
出退勤や休憩といったボタンをタップするだけで手軽に労働時間を管理できます。残業時間なども自動的に計算してくれる上、簡単に修正することも可能なので、もし打刻を間違ってしてしまっても問題ありません。
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業種 |
通信サービス |
従業員規模 |
10名以上 50名未満 |
ハーモス勤怠 by IEYASUの改善してほしい点 |
★ ★ ★ ★ ★ 5
|
改善してほしい点は特にありませんが、実装してほしい機能としては、毎日の出勤時間前に通知が来たりすると便利かもしれません。押し忘れるケースがあるので。。。
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《スマレジ・タイムカード》のPOINT
- パソコン・スマートフォン・タブレットでの打刻に対応
- 日々の日報もシステム上で完結
- 外部の給与計算サービスと連携可能
株式会社スマレジの「スマレジ・タイムカード」は、従業員30名以内の勤怠管理を無料で実施できます。出退勤時は画面をタッチするだけで打刻でき、顔写真を撮影すれば本人確認も可能です。また、有料プランと同様のメールやチャットによるサポートが受けられるのも魅力の一つです。
【有料版】参考価格 |
プレミアム:月額2,420円~ プレミアムプラス:月額4,840円~ エンタープライズ:月額7,260円~(税込み) |
【有料版】トライアル期間 |
60日間 |
【無料版】対応機能 |
出勤管理 |
【無料版】サポート |
メール・チャット・ヘルプサイト |
【無料版】機能制限の詳細 |
30名まで利用可/給与計算・シフト管理・休暇管理などの打刻以外の機能は利用不可 |
業種 |
電気、電子機器 |
従業員規模 |
250名以上 500名未満 |
スマレジ・タイムカードのいい点 |
★ ★ ★ ☆ ☆ 3
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無料プランがあってそちらから試すことができるのが良い点だと思います。無料プランは30人までの利用なので、うちの部署だけ初めに利用してみて社員の評価も上々だったので有料プランにしました。
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業種 |
情報処理、SI、ソフトウェア |
従業員規模 |
5,000名以上 |
スマレジ・タイムカードの改善してほしい点 |
★ ★ ★ ★ ☆ 4
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打刻する時にボタンの反応が悪くストレスを感じる時があります。あとは、背景デザインを自由にカスタマイズできるようになると良いと思いました。
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製品・サービスのPOINT
- 圧倒的なコストパフォーマンスを実現
- パソコン、スマホ、タブレットでの打刻に対応
- リアルタイムでの勤務実績確認が可能
「フリーウェイタイムレコーダー」は、株式会社フリーウェイジャパンが提供する10名まで無料の勤怠管理システムです。ICカード打刻とPC・スマホでの手動打刻に対応していますが、ICカード打刻の場合は別途ICカードリーダーが必要です。アップデートも無料で実施しています。シフト管理やカスタマイズ、操作サポートには対応していません。
【有料版】参考価格 |
月額1,980円~ |
【有料版】トライアル期間 |
ー |
【無料版】対応機能 |
出勤管理/給与計算ソフト連携 |
【無料版】サポート |
ー |
【無料版】機能制限の詳細 |
10名まで利用可/メールサポート不可 |
※"ー"の情報はITトレンド編集部で確認できなかった項目です。詳細は各企業にお問い合わせください。
業種 |
情報処理、SI、ソフトウェア |
従業員規模 |
100名以上 250名未満 |
フリーウェイタイムレコーダーのいい点 |
★ ★ ★ ★ ☆ 4
|
携帯やPC、タブレットから勤務開始、終了処理を行う事が出来るのでテレワークにおける勤怠管理が行いやすくなった。
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フリーウェイタイムレコーダーの改善してほしい点 |
★ ★ ★ ★ ☆ 4
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勤怠管理に特化しているので、ワークフローやシフト管理、有給の管理などもできるようになると、さらに便利だと思う。
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オツトメ!
ネクストライブ株式会社の「オツトメ!」は、広告収入で運営されている完全無料のWeb勤怠システムです。PC・スマホ・タブレットから打刻できます。打刻されたデータは、CSV出力することで外部ソフトとの連携が可能です。また、社内に向けた業務連絡や個人間でのメッセージのやりとりができるのも特徴です。
【有料版】参考価格 |
ー |
【有料版】トライアル期間 |
ー |
【無料版】対応機能 |
出勤管理 |
【無料版】サポート |
ー |
【無料版】機能制限の詳細 |
ー |
※"ー"の情報はITトレンド編集部で確認できなかった項目です。詳細は各企業にお問い合わせください。
Pochikin
「Pochikin」は、小規模事業所向けの無料勤怠管理システムです。最大50名までの利用に対応し、パソコンやタブレットからの打刻が可能です。ブラウザとインターネット回線があれば利用できるため、導入準備にコストや工数をかけずにはじめられます。また、打刻忘れやミスは管理画面から修正可能です。休憩や直行直帰などの選択もできるため、勤務状態の確認がしやすいでしょう。
【有料版】参考価格 |
ー |
【有料版】トライアル期間 |
ー |
【無料版】対応機能 |
出勤管理 |
【無料版】サポート |
マニュアル・FAQ |
【無料版】機能制限の詳細 |
50名まで利用可/データ保存は現状上限なしだが、最終的に2年保存に切り替わる予定/1社で1拠点 |
※"ー"の情報はITトレンド編集部で確認できなかった項目です。詳細は各企業にお問い合わせください。
タブレットタイムレコーダー
株式会社ネオレックスが提供する「タブレットタイムレコーダー」は、3人まで完全無料で使用できるiPad用の勤怠管理アプリです。タブレットをタイムレコーダーにし、ビデオメッセージや天気予報、出勤時の調子を記録できる「ハワユー」機能も搭載しています。管理画面では、設定したルールにもとづいた集計や給与計算ソフトと連携も可能です。
【有料版】参考価格 |
10名ごとに11,800円(買い切り型・税込み) |
【有料版】トライアル期間 |
ー |
【無料版】対応機能 |
出勤管理 |
【無料版】サポート |
チャット・メール |
【無料版】機能制限の詳細 |
3名まで利用可 |
※"ー"の情報はITトレンド編集部で確認できなかった項目です。詳細は各企業にお問い合わせください。
無料トライアル可・低単価が特徴の勤怠管理システム
ここからは、無料トライアルが用意されており、一人あたり月額200円以下と低単価で導入可能な勤怠管理システムを紹介します。「無料プランでは制限が多いため、やむをえず有料製品を導入することになりそうだが、できるだけコストを抑えて運用したい」と考える企業におすすめです。
《レコル》のPOINT
- 業界最安の価格帯!月額1人100円のみで初期費用等は一切不要
- 有休管理・申請承認・法令遵守チェックなど充実した機能
- メールサポート・電話サポートも無料
中央システム株式会社が提供する「レコル」は、低コストながら、勤怠管理に必要な基本機能を網羅しサポートも充実しているクラウド型の勤怠管理システムです。年次有給休暇の自動付与や取得、残日数の管理にくわえ、育児・介護休暇や特別休暇の管理も可能です。時間外労働の上限規制や年次有給休暇の5日取得義務など、働き方改革関連法案に則した管理にも対応しています。
対象企業規模 |
すべての規模に対応 |
提供形態 |
クラウド / SaaS |
参考価格 |
初期費用無料 月額100円/名 ※最低利用価格3,000円 |
無料トライアル期間 |
30日間 |
業種 |
卸売・小売業・商業(商社含む) |
従業員規模 |
10名以上 50名未満 |
レコルのいい点 |
★ ★ ★ ★ ★ 5
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スマホ一つあれば打刻が簡単にでき、有給休暇の申請もレコル上でできるので、とても便利だと感じています。
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レコルの改善してほしい点 |
★ ★ ★ ☆ ☆ 3
|
実装されると嬉しい点として位置情報とは別に移動情報など(中継地点がわかる)ようになるとアプリを通じて動きを把握することができて無駄な動き等を無くしていけると思う
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《キンコン》のPOINT
- もう迷わない!シンプルだから誰でも使える!
- 初期費用0円!スマホ対応!ICカード対応!
- 勤怠も交通費精算も豊富な連携でさらに便利に!
株式会社ソウルウェアが提供する「キンコン」は、勤怠や交通費情報を一元管理する勤怠管理・交通費精算クラウドです。交通系ICカードで勤怠の打刻をすると、交通費情報も同時に読み取れるため、交通費計上漏れの防止に役立つでしょう。また、サイボウズのkintoneをはじめ給与計算ソフトや会計システムなど、さまざまなツールとの連携にも対応しています。
対象企業規模 |
すべての規模に対応 |
提供形態 |
クラウド |
参考価格 |
初期費用無料 月額200円/名 5名から利用可能 |
無料トライアル期間 |
2か月間 |
キンコンのいい点 |
★ ★ ★ ★ ☆ 4
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タイムカードだと押し忘れてしまうと後が面倒だったが、スマホで申請できるので助かる。忘れているとアラートが来るのも便利。交通費の清算作業も簡単になり、期限内にきっちり提出できるようになった。
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業種 |
卸売・小売業・商業(商社含む) |
従業員規模 |
10名以上 50名未満 |
キンコンの改善してほしい点 |
★ ★ ★ ★ ★ 5
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打刻機能や交通費精算の効率化に関しては十分で、設定の細かいワークフローや電話サポートがあれば嬉しく思います。
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《CLOUZA》のPOINT
- パソコン・スマートフォン・タブレットがタイムレコーダーに!
- 時間と場所も自由自在。リアルタイムに勤怠管理!
- 多店舗・多事業所の管理もクラウドサービスでラクラク!
「CLOUZA」は、アマノビジネスソリューションズ株式会社が提供する勤怠管理クラウドサービスです。スマートフォンやタブレットアプリを利用すると、オフライン環境での打刻も可能です。オプションで在宅や出勤など勤務場所を選択した打刻にも対応しています。また、残業時間のしきい値を設定すれば時間超過のアラートを出せるため、長時間労働の抑制につながるでしょう。
対象企業規模 |
従業員500名未満 |
提供形態 |
クラウド / SaaS / ASP |
参考価格 |
初期費用無料 月額200円/名 |
無料トライアル期間 |
30日間 |
業種 |
機械、重電 |
従業員規模 |
10名以上 50名未満 |
CLOUZAのいい点 |
★ ★ ★ ★ ☆ 4
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スマホやパソコン、タブレットから打刻が行えるのは今の時代にマッチしていて非常に便利です。操作も簡単です。残業時間の管理やデータの集計などもしやすく、以前までの手作業時間が短縮されました。
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CLOUZAの改善してほしい点 |
★ ★ ★ ★ ★ 5
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一度、出勤を押す場面で退勤を押してしまい、キャンセルができないところが不便でした。後日勤怠修正をすればよいのですが、改善できればもっとよい。
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《TimeBiz》のPOINT
- 【低コスト】一人72円~の勤怠管理 一社14,300円で導入可能!
- 【簡単導入】これから勤怠管理を始める方に最適!
- 【働き方改革】勤怠管理+グループウェアで中小企業をサポート!
株式会社ASJが提供する「TimeBiz」は、200名まで定額料金で1名72円から利用できる勤怠管理システムです。勤怠管理だけではなくメッセージやワークフロー、予定表共有など組織のコミュニケーションを円滑化するグループウェア機能が搭載されています。さらに、一定時間をこえた時間外労働や有給休暇の取得推奨など、自社のルールにあわせたアラート設定も特徴です。GPS打刻に対応しており、不正打刻の防止にも役立つでしょう。
対象企業規模 |
すべての規模に対応 |
提供形態 |
クラウド / ASP / サービス |
参考価格 |
初期費用11,000円 月額72円~/名 定額14,300円/~200名 |
無料トライアル期間 |
60日間 |
業種 |
情報処理、SI、ソフトウェア |
従業員規模 |
50名以上 100名未満 |
TimeBizのいい点 |
★ ★ ★ ☆ ☆ 3
|
最低限の勤怠管理機能を備えた上で、カスタマイズ開発も可能なため、既存の業務に合わせやすい。従業員100人前後の中小企業にとっては一人あたりのコストをかなり抑えて勤怠管理を導入できる。
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業種 |
建設 |
従業員規模 |
1,000名以上 5,000名未満 |
TimeBizの改善してほしい点 |
★ ★ ★ ☆ ☆ 3
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パスワード変更後、会社PCや在宅勤務PCなど、全て一個ずつパスワード変更を行わないといけないので、一度に一斉に出来ないという面倒さがあります。
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《Time-R(タイムアール)》のPOINT
- シンプルでわかりやすい操作画面で導入・運用がスムーズ!
- 打刻時にお弁当注文やアンケート回答など独自機能で業務サポート
- 人事情報管理が出来る「with 人事労務」がオプションで追加可能
グリーン株式会社が提供する「Time-R(タイムアール)」は、従業員50名以上の企業向け勤怠管理システムです。記録の修正が行われた箇所は管理画面において赤文字で表示されるため、検証しやすく不正防止に役立ちます。修正前の打刻時間データも、保管されています。オプションで、個別カスタマイズにも対応しており、独自ルールに適応した運用も可能です。
対象企業規模 |
従業員50名以上 |
提供形態 |
オンプレミス / クラウド / SaaS / ASP / アプライアンス / サービス |
参考価格 |
Time-R スタンダード:初期費用11,000円、月額110円/名 Time-R Plus:初期費用33,000円、月額220円/名(税込み) |
無料トライアル期間 |
30日間 |
業種 |
卸売・小売業・商業(商社含む) |
従業員規模 |
1,000名以上 5,000名未満 |
Time-R(タイムアール)のいい点 |
★ ★ ★ ★ ★ 5
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全店・本部の勤怠と有給休暇の消化・付与が効率的に行えるようになった。
当社の社内システムに合わせたデータフォーマットの作成と、データ連携の仕組みを構築・サポートしてもらえた。
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業種 |
卸売・小売業・商業(商社含む) |
従業員規模 |
50名以上 100名未満 |
Time-R(タイムアール)の改善してほしい点 |
★ ★ ★ ★ ★ 5
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導入以後に新たな機能が定期的に追加されていますが、その際に、その存在や活用方法についての案内を、お知らせでの告知だけでなく、もう少し丁寧に案内して欲しいと感じた。
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ほかにも、無料トライアルがある勤怠管理システムは多くあります。人気の製品をさらに知りたい方は、以下のボタンより最新の資料請求ランキングをご覧ください。
無料勤怠管理システムの選び方
無料の勤怠管理システムは、コストがかからず導入のハードルは低いといえるでしょう。しかし、導入してから自社にあわずに利用が進まないなど失敗のおそれもあります。無料で使用できる勤怠管理システムを導入する際は、以下のポイントを意識して選定するとよいでしょう。
- ■利用できる人数・機能は十分か
- ■従業員が使用しやすいか
- ■導入形態が自社にあっているか
- ■法改正などに対応したサポートが受けられるか
それぞれのポイントについて詳しく解説します。
利用できる人数・機能は十分か
無料の勤怠管理システムでは、使用ユーザー数に制限がある製品も多くあります。現在の従業員数では無料で使用可能でも、人数が増えると有料版に変更が必要になるため、ユーザー数が増加した場合の費用も確認しましょう。
また、他システムと連携し、勤怠管理業務以外の効率化もしたい場合は、システム連携や打刻以外の機能も比較しましょう。
打刻方法が従業員・業務に適しているか
従業員が各自打刻することで、正しい労働時間を把握できるようになるのが勤怠管理システムのメリットです。打刻機能が使用しにくい場合は従業員から不満の声が上がるでしょう。システムによって打刻方法はさまざまなため、現場に適したものを選んでください。
無料の勤怠管理システムでは、打刻の種類が少ない製品もあるため、注意しましょう。例えばタイムカードに慣れている現場なら、ICカードや生体認証による打刻の方が使いやすいかもしれません。業務にスマホを利用している従業員や、外回りの多い営業担当者などには、スマホアプリから打刻できるものが最適です。
導入形態が自社の業務にあっているか
勤怠管理システムの導入形態には、クラウド型とオンプレミス型があります。クラウド型なら短期間で導入でき、初期コストを抑えられます。法改正への対応やマルチデバイスによる打刻管理も可能です。また、あらゆる勤務形態、就業規則に対応しており、カスタマイズしやすい製品も多くあります。
一方、システムを自由に設計・管理したいなら、オンプレミス型がおすすめです。ただし初期費用や運用コストがかかるため、予算が潤沢でない企業には不向きでしょう。無料プランは少なく、ほとんどの製品は有料です。
法改正などに対応したサポートが受けられるか
クラウド型の勤怠管理システムは法改正のたびに自動アップデートされますが、無料製品にはサポートのないケースが多くなっています。自社で法改正などにスムーズに対応可能か体制を確認しましょう。
また企業独自の就業規則がある場合は、導入時に残業や休暇日などの初期設定を行わなければいけません。初期設定代行などのサポートをしてくれるサービスはありますが、操作方法のレクチャーや相談方法はベンダーによって異なります。資料を比較しながらサポート体制について調べてみましょう。
無料の勤怠管理システムを理解して自社にあう製品を導入しよう
無料の勤怠管理システムは、コストを抑えたい場合におすすめです。しかし、利用できる機能や利用人数、データ保存期間などが制限され、大規模での利用には向きません。自社に適した製品を導入するためには、企業規模や利用目的にあっているか、有料製品も含めて検討するとよいでしょう。
この記事から各社製品資料の一括請求が可能です。まずは、勤怠管理システムにどのような製品があるかを知り、自社にあった特徴や機能があるか比較することからはじめてみましょう。
Reiwa社会保険労務士事務所代表
久米 和子さんのコメント