これで失敗しない！勤怠管理で注意するポイントをざっくり解説

雇用形態（契約、派遣、パート）ごとに気をつけるポイントは？

企業が従業員の勤怠管理をする上で、まずは雇用形態別に管理できる体制を整えておく必要があります。厚生労働省では、以下のように雇用形態が定められています。

• ・正社員（短時間正社員含む）
• ・契約社員（有期労働契約）
• ・派遣労働者
• ・パートタイム労働者
• ・業務委託（請負）契約を結んで働く人／家内労働者／在宅ワーカー

出典：厚生労働省「さまざまな雇用形態」

このなかで特に注意が必要なのは、派遣労働者とパートタイム労働者です。

■派遣労働者の勤怠管理の注意点

派遣社員は派遣元と雇用契約を結ぶため、派遣元が賃金を正確に支払うためには、派遣先が勤怠情報を正確に管理することが重要です。よくある問題として、タイムカードなどを用いて派遣社員の出退勤時間を確認していると、派遣元の企業が社員の労働時間をリアルタイムで確認できず、また、提出された出勤表に虚偽がないかのチェックが派遣先企業任せになってしまうことが挙げられます。

派遣社員の勤怠管理に特化した勤怠管理システムなら、派遣社員の契約情報や稼働状況をリアルタイムで把握することができるので、こうした勤怠管理システムを活用してもよいでしょう。

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■パートタイム労働者の勤怠管理の注意点

パート・アルバイトの勤怠管理に欠かせないシフト管理。スタッフごとに勤務日・時間が異なるため、まとめて把握し出退勤の打刻データと紐付けて正確に管理することが求められています。これができていないと、のちの給与計算にも影響が及んでくるので注意が必要です。

近年導入が急増しているシフト管理システムなら、シフトの管理・調整、勤怠管理、給与計算システムとの連携がスムーズにできます。モバイル端末から打刻でき、管理者もリアルタイムに出退勤状況を把握できるので、スタッフと管理者にとってメリットがあります。

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勤務形態ごとに気をつけるポイントは？

雇用形態別に管理できるようになったら、さまざまな勤務形態にも気をつけなければいけません。特に、働き方改革の推進によりワークスタイルが多様化している今、企業によって勤務形態を複数設定しているところもあると思います。

代表的な勤務形態には、「固定時間制」「変形労働時間制」「裁量労働制」が挙げられます。このなかでも、特に注意して勤怠管理を行わなければならないのは、変形労働時間制と裁量労働制です。

変形労働時間制と裁量労働制について、以下で簡単に説明します。

■変形労働時間制

一定期間を平均して、法定労働時間の範囲内であれば、１日８時間、週４０時間を超えて勤務が可能な働き方。

■裁量労働制（みなし労働時間制の一種）

一日にどれだけ働いても働かなくても、労使協定で定めた時間を働いたことにする働き方。※厚生労働省により裁量労働制が適用される業務が定められています。（ex.大学教授の研究業務）

これらの勤怠管理上で注意するべきポイントは、「あらかじめ定めた労働時間よりも過不足がないか」をしっかりと確認することです。変形労働時間制なら、従業員によって出退勤の時間管理がルーズになったり、裁量労働制なら、みなし労働時間よりも実労働時間が極端にオーバーしたりと、問題が生じる可能性もあります。

勤怠管理システムなら、従業員ごとに勤務形態をラベリングし、それぞれの出退勤状況をリアルタイムに把握し、給与計算にも適切に反映することができます。人事・労務担当者の負担軽減にもつながるので、うまく活用してみてもよいでしょう。

詳細は以下の記事で解説していますので、複数の雇用形態を設けている企業は要チェックです。

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イレギュラーに注意！管理監督者の扱いは？

ここまで、雇用形態・勤務形態別の勤怠管理の注意点を紹介してきました。最後に、勤怠管理をする上でミスしがちな「管理監督者の扱い」について見ていきましょう。

よく管理職になると残業代がなくなるという話を聞きませんか？この根拠は、労働基準法の「管理監督者」にあります。しかし、すべての管理職が管理監督者に当てはまるとは限りません。

【管理監督者とみなされる基準】

• ・経営者に近い立場や重要な権限を持っている
• ・勤務時間に裁量権がある
• ・管理監督者として相応しい報酬・待遇である

出典：厚生労働省「しっかりマスター 労働基準法 管理監督者編」

以上から分かるように、管理監督者は勤務時間に裁量権が認められているため、残業手当や休日出勤手当などの賃金を支払う必要はありません。つまり、一般の従業員のように日々正確な打刻を義務付ける必要はないのです。

しかし、深夜業（22時～5時）の割増賃金は支払う必要がありますし、年次有給休暇も取得させる必要があります。

管理監督者は、重要な判断を下したり重責を担っていたりするため、気づけば過重労働になってしまっている可能性があります。打刻の必要がなくとも、一ヶ月に何時間働いているかを把握しておくことは大切です。

反対に、先ほどの条件を満たしていないのに管理監督者としてみなし、残業代を支払わずに働かせることは労働基準法違反です。社内で「課長」「リーダー」という肩書きをつけているケースも見られますが、権限と実態が伴っていなければ管理監督者ではないので、しっかりと一般の従業員と同様に勤怠管理を行い、残業手当や休日出勤手当などを支払うようにしましょう。

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勤怠管理システムの活用で、どんな形態にも対応できる体制を

以上、雇用形態・勤務形態別、そして管理監督者をめぐる勤怠管理の注意点・ポイントを見てきました。雇用形態や勤務形態によって、どこに注意をして勤怠管理を行う必要があるのかは異なります。それぞれ、ミスなく管理することが重要であることに変わりはないので、慎重に従業員の出退勤管理は行いましょう。

勤怠管理システムやシフト管理システムなどをうまく活用すれば、人事・労務担当者の負担を減らしながら、ミスなく勤務時間を管理することができます。クラウド型のものもあり、簡便に管理できるようになっているので、検討してみてはいかがでしょうか。

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