雇用形態別！勤怠管理のポイントを徹底解説

何種類ある？雇用形態とは

雇用形態とは、会社と労働者が雇用契約を締結する際の採用の種別のことです。

少子化や超高齢化社会が進んでいくなかで、日本的経営といわれた終身雇用制度（正社員を定年まで雇い続ける制度）を維持することが難しくなりました。そこで労働者の雇用方法を増やし、さまざまな雇用期間・労働時間・給与（時給制・月給制）・契約方法で働くことを可能にしたのが、複数の雇用形態が登場した背景です。

現在、雇用形態を大きく分けると、正規社員と非正規社員の二つに分かれます。厚生労働省では、以下のように雇用形態が定められています。

• ・正社員
• ・契約社員（有期労働契約）
• ・派遣労働者
• ・パートタイム労働者
• ・業務委託（請負）契約を結んで働く人／家内労働者／在宅ワーカー

出典：厚生労働省「さまざまな雇用形態」
http://www.mhlw.go.jp/seisakunitsuite/bunya/koyou_roudou/roudouseisaku/chushoukigyou/koyoukeitai.html

業務委託、請負契約は、注文主から受けた仕事の完成に対して報酬が支払われるので、注文主の指揮命令を受けない「個人事業主」として扱われます。また、委託を受けて物品の製造・加工を行う家内労働者、委託を受けてパソコンなどの情報通信機器を使用してホームページの作成などを行う在宅ワーカーも、個人事業主として扱われます。そのため、基本的には「労働者」としての保護を受けることはできません。
このような形態で業務委託契約を結んで雇用する会社・委託者は、彼らの就業時間を管理する義務はありません。

雇用形態別！勤怠管理の方法

雇用形態のうち、企業が従業員の就業時間を管理する必要があるのは、正社員・契約社員・派遣社員・パートタイム労働者の4つです。

それぞれの雇用形態の特徴と勤怠管理方法について見ていきましょう。

正社員の勤怠管理方法

正社員とは、週5日以上働く人のことを指しています。法律上の明確な定義はありませんが、長期間雇用のフルタイム制、給料は月給制です。

特徴は、年齢やスキルに応じて給料が変動し、役職に就くなどの昇進、賞与や退職金があることが挙げられます。また、正社員だけに適用される福利厚生がある会社もあります。

■勤怠管理のポイント

当然ながら、企業は正社員の従業員の出退勤時間を正確に把握し、記録・管理する必要があります。就業時間が従業員の給与に直接影響するからだけではなく、労働基準法によって従業員の勤務時間を把握することが求められているからです。

仮に、法定労働時間を超えた時間外労働を、労働組合との協定、労働基準監督署への届出を行わずに命じた場合、労働基準法違反とみなされ、6ヵ月以下の懲役または30万円以下の罰金となります。

勤怠管理をする上でのポイントは、正社員のなかでも、勤務時間帯や勤務場所、ワークスタイルが異なる人を区別して、しっかりと勤怠管理を行うことです。正社員のなかには、短時間正社員も含まれています。

勤怠管理の方法は、紙・エクセル・タイムカード・勤怠管理システムなど、さまざまな方法がありますが、重要なのは、個々人の勤務時間を正確に把握し、給与計算に適切に反映することです。

会社によっては、フレックスタイム制や裁量労働制など、複数の勤務形態が混在している場合があるので、それぞれ区別をして管理することが大切です。勤怠管理システムであれば、正社員ごとに勤務形態を設定し、自動で労働時間を計算してくれるので便利です。

勤務形態別の勤怠管理の方法については、以下の記事で詳しく解説しています。
★フレックス制？裁量労働制？勤務形態別、勤怠管理のポイント

契約社員の勤怠管理方法

契約社員とは、正社員とは違い、あらかじめ雇用期間に定めがある人です。準社員・嘱託・非常勤・臨時社員も、契約社員に含まれます。

契約社員の特徴は、待遇や給料の支払われ方（月給制か時給制）が会社によって異なる点です。

労働条件は、半年や1年の契約がほとんどですが、1回の契約期間は原則として最長3年と決まっています。契約期間が満了すれば、自動的に契約終了となりますが、双方の合意のもと更新できます。

また、平成25年の労働契約法改正により、契約が5年以上になった場合、契約社員の無期転換権が発生します。対象期間中に契約社員が申込すると、契約社員の契約が有期契約から無期契約になるのです。これは企業側は断ることができません。

無期転換ルールへの対応については、以下のサイトをご確認ください。
※厚生労働省　有期契約労働者の無期転換ポータルサイト　「無期転換の導入ポイント」
http://muki.mhlw.go.jp/point/

■勤怠管理のポイント

契約社員の勤怠管理のポイントは、正社員とほとんど変わりません。休日や有給休暇、社会保険は正社員と同様に適用されるため、契約社員がいつ休暇を取得していつ勤務しているのかなど、契約どおりに勤務しているかを確認しましょう。

なお、給与計算にてイレギュラーが発生することもあります。それは、会社側の都合で、当初の予定よりも早めに帰社させた場合などです。このとき、想定よりも短い勤務時間のため、給与計算に差が出てきます。

ポイントは、就業時間と給与計算を連携させて、賃金締め日ごとに平均賃金を算出しておくことです。この場合、給与計算システムと連携が便利な勤怠管理システムであれば、自動で計算することが可能なため、人事・労務担当者の月末の負担軽減につながります。

派遣社員の勤怠管理方法

派遣社員とは、派遣元と雇用契約を締結し、派遣先の指揮命令のもと働く人です。

派遣社員は3種類あります。

・登録型派遣

人材派遣会社に登録して派遣社員として企業で働く、最も一般的な形態です。

・紹介予定派遣

契約期間が終了したのち、派遣先の会社と直接雇用契約を締結することを前提とした派遣契約です。

・常用雇用型派遣

派遣先が決まらない間、派遣元で業務を行い給料を受け取る形態です。

出典：厚生労働省「労働者派遣制度について」
http://www.mhlw.go.jp/seisaku/08.html

基本的な登録型派遣では、派遣元が賃金支払いや年次休暇付与の責任を負います。派遣先において時間外労働や休日出勤を行った場合、その割増賃金の支払いを実際に支払うのは派遣元です。

一方で、派遣先企業は、実際に指揮命令を下すため、労働時間や休憩の取得、安全衛生面やセクハラ防止などを管理する必要があります。

■勤怠管理のポイント

派遣先の企業による、派遣社員の勤怠管理のポイントは、正社員や契約社員と変わらず、勤務状況を正確に把握し記録することです。派遣元は、派遣先で記録された勤務時間や休憩取得などの情報をもとに、給与を計算するため、正確に勤務時間を記録・管理することは非常に重要です。

一方で、派遣元の企業による、派遣社員の勤怠管理のポイントは、どの派遣先でどんな勤務状況なのかをそれぞれ個別に把握することです。派遣社員が、派遣先から提出してきた勤務表に誤りがないかどうかを確認することも必要になります。

こうした状況が生まれるのも、日々の労働時間について指揮命令を下す派遣先と、賃金支払や年次休暇付与を行う派遣元が違う企業であり、特に派遣元がリアルタイムに派遣社員の勤務状況を確認できないところにあります。

こうした問題を解決するために、近年では、派遣社員の勤怠管理に対応した勤怠管理システムも登場しています。以下の記事で、詳細を説明していますので、ぜひご覧ください。
★派遣社員の勤怠管理はどうする？

パートタイム労働者の勤怠管理方法

パートタイム労働者とは、簡単にいうと、パート・アルバイトといわれる人のことです。

「短時間労働者の雇用管理の改善等に関する法律」では、パートタイム労働者として、「1週間の所定労働時間が同一の事業所に雇用される通常の労働者の1週間の所定労働時間に比べて短い者」と定義されています。必要な時間帯だけの雇用で、時給制での賃金支払、特に時間単価が安いことが特徴です。

■勤怠管理のポイント

パートタイム・アルバイト社員の勤怠管理に欠かせないものとして、シフト管理が挙げられます。雇用する企業は、シフト管理を正確に行うことがポイントです。

パートタイム労働者によっては、勤務日・勤務時間が異なるため、雇用する企業はシフト表で勤務時間などを管理します。シフト表は手書きやオンラインのものなどさまざまありますが、近年ではオンライン上で記入して共有できるシフト管理システムも登場しています。

シフト管理システムを活用すれば、手書きのシフト表から個々の勤務時間を設定、実際にシフト表どおりに勤務しているかどうかの確認作業、給与計算への紐付けが簡単に行うことができます。

シフト管理システムの特徴やメリット・デメリットを、以下の記事で詳しく解説しています。
★シフト管理システムで勤怠管理業務を効率化

まとめ

以上、雇用形態別に勤怠管理のポイントを見てきました。雇用形態によって、何に注意する必要があるのかは異なります。それぞれ、ミスなく管理することは同じですので、各雇用形態に合った管理の仕方が求められます。

勤怠管理システムやシフト管理システムなどをうまく活用すれば、人事・労務担当者の負担を減らしながら、ミスなく勤務時間を管理することができます。クラウド型のものもあり、簡便に管理できるようになっているので、検討してみてはいかがでしょうか。